（二）完善制度是保障
　　1、建立归档材料收集制度。虽然高中学生档案材料的形成渠道多、来源广，但材料形成大多是比较有规律的，只要你留心去观察，是不难掌握的。如学校学生的档案材料的收集工作，大致可以分为三个阶段：第一个阶段是收集招生时形成的和学校入学前的档案材料，这些档案材料应在招生录取时和学生入学时就着手抓紧收集。第二个阶段档案材料的收集，除了平时有规律地收集学生在学期间的所形成的德智体能、各类社会实践活动、各种竞赛及各类证书复印件等材料外，还要从党、团组织收集他们加入党、团组织的材料，向教务处、团委和学生会收集评优评奖等材料。第三阶段是最重要的收集阶段，即毕业之际对学生在学校期间德智体能的总结和评价材料，大致可形成的材料有：毕业生登记表、毕业生鉴定表、成绩总表和积分表、学生体育合格登记卡、毕业生体检表等材料。此外，还应建立学生档案收集归档制度，形成收集网络。
2、严格毕业生档案转递制度。必须认真执行档案转递制度，严格按照档案转出的程序进行：如填写转递单——填写转档登记——严密包封——通过机要转递——检查收存回执——回执未退的及时催查(应在一月之内)。这样就可以有效避免档案转递出去后造成档案丢失的现象发生。另一方面，对学校毕业生档案中能够体现在学期间德智能绩的综合材料，如毕业生登记表、学生成绩总表、毕业生基本情况表(积分总表)等材料形成一式二份，其中一份存放在毕业生本人档案中，另一份存放在学校的学籍档案中。这样做的好处是便于今后部分学生的档案丢失后重新建档(即毕业生通过原所在学校保存的学籍档案的复印件来重新建档)，同时也可以避免有些毕业生利用重新建档的机会弄虚作假，如做假材料、开假证明，涂改成绩等的现象发生。
　　3、开发利用是关键
　　（1）扩大利用范围。一方面是扩大内容范围，充分挖掘档案信息资源，大力加强编研工作。从分散、杂乱的原始材料，提炼出有利用价值的信息。发掘学校特色，建设学生奖励专项档案，建设学生创新基金、联合办学等特色档案，为充分发挥学籍档案宣传教育、激励等价值做准备。
　　一方面是扩大用户范围。做好宣传教育，使更多的人了解学籍档案，学会使用学籍档案。通过开放档案馆等开展多种形式的档案知识宣传教育，展示学籍档案的魅力；通过开设通视教育选修课程，增加学生了解学籍档案了解，重视学籍档案，会用学籍档案，在进入社会后能宣传学籍档案。同时，明确学籍档案服务的对象、内容、程序、要求等，提供方便快捷的服务咨询，吸引更多的人来利用学籍档案。
　　（2）提高利用效率。提高利用效率，首先要建立完善的查询系统和科学的检索体系，从不同的角度、不同方位、快速准确地把档案信息展现给利用者。其次是实现学籍档案管理信息化，以校园网络建设为依托，实现网络资源的结合和各部门人力资源的结合。有效地利用教育部学籍学历管理系统和学籍学历管理平台，结合学校教务综合管理系统和行政办公自动化系统，作为学校学籍档案管理信息系统的支撑点，为学籍档案管理信息系统提供准确的数据基础和运行平台。
　　（3）严肃利用纪律。学籍档案有一定的准确性、唯一性和严肃性。对于学籍档案的利用不是无限制的，一定要坚守学籍档案管理纪律，注意保护学生的个人隐私，对于在校生，学生可以通过自己的个人帐户和密码查询自己的个人档案，而不能查询他人的档案信息。对于毕业生，实行专人负责制和相互监督制度，学籍管理部门和档案管理部门双重审核，专人负责，特别是在学历查询和学生成绩查询证明方面，必须由档案管理部门出具负责人签字盖章的证明后，经学籍管理部门审核确认方为有效。坚决杜绝出具虚假成绩、学籍学历、荣誉证明和篡改档案等现象，切实保证学籍档案的真实性和严肃性。从而为教学科研提供准确的依据，为高校或用人单位提供真实的参考，为社会营造公平的竞争氛围，为学校树立良好的社会形象。
　　四、结束语
　　总之，面对新形势下的学籍档案工作，要求档案管理人员要注重加强新技能、新业务的学习，不断调整完善自己，以适应新形势发展需要，提高档案管理的现代化，使学籍档案真正发挥其应有的作用。
　　
　　参考文献：
　　[1]孟庆琳.浅谈信息时代的档案管理和档案资源开发[J].科技情报开发与经济,2006,(2).
　　[2]钱程程.档案信息资源开发现状与策略分析[J].兰台世界,2010,(14).
　　[3]陈萍.学校档案信息资源的开发和利用中的问题及对策[J].铜仁职业技术学院学报,2006,(2).
 

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